Вопросы, переходить или нет на обмен электронными документами с контрагентами, возникают реже. Все большее число компаний решают подключиться к Оператору ЭДО, и для них актуальными становятся вопросы другого толка. Например, обязательно ли подписывать с каждым контрагентом соглашение об электронном обмене, какую силу будет иметь данное соглашение и др.

Мы собрали самые распространенные вопросы по этой теме, чтобы заполнить пробелы в ваших знаниях об обмене электронными документами. Консультируют аналитики Synerdocs.

При переходе на обмен электронными документами обязательно ли подписывать Соглашение об ЭДО с контрагентом?

Не всегда. Обязательность составления Соглашения о переходе на ЭДО с контрагентами зависит от способа обмена и вида используемой электронной подписи. Рассмотрим следующие ситуации:

а) Вы обмениваетесь с контрагентами по электронной почте и используете простую и/или неквалифицированную ЭП. В такой ситуации заключать Соглашение нужно обязательно (ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63 «Об электронной подписи»).

б) Вы обмениваетесь через электронную почту и используете сертификат квалифицированной ЭП. Соглашение составлять необязательно на основании ч. 1 ст. 6 ФЗ № 63, но мы рекомендуем. В случае судебных тяжб такое Соглашение может пригодиться, т.к. в нем могут быть прописаны порядок обмена, условия признания электронных документов равнозначными бумажным, ответственность сторон, права и обязанности участников и т. п.

в) Вы обмениваетесь через Оператора ЭДО СФ. Как правило, в сервисах обмена используется квалифицированная ЭП. Соглашение не требуется как на основании ч. 1 ст. 6 ФЗ № 63, так и потому, что клиенты заключают договор с Оператором. Никаких дополнительных соглашений больше не понадобится.

Обмен через Оператора ЭДО СФ

После того как наша организация подключится к сервису обмена оператора ЭДО, мы обязаны каким-то образом уведомить наших контрагентов, с которыми хотим вести электронный обмен? В какой форме необходимо это сделать? Какое соглашение следует заключить о том, что мы будем вести обмен первичкой в электронном виде?

Согласно абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон при наличии у них совместимых технических средств. Взаимность перехода на электронное взаимодействие – единственное условие. Действующее законодательство не устанавливает требований по уведомлению контрагентов после подключения к сервису.

При переходе на обмен электронными документами через Оператора ЭДО никаких соглашений с контрагентами заключать не придется. В сервисах используется усиленная квалифицированная электронная подпись, согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона № 63 «Об электронной подписи» указанный вид подписи признается равнозначным собственноручной, поэтому никаких дополнительных соглашений не требуется. Но при желании вы можете уведомить своих контрагентов о переходе на ЭДО, к примеру, массовой рассылкой. Это позволит им быть в курсе ваших намерений, а те, кто еще не подключился, возможно, задумается о подключении.

Что делать, если контрагент использует Соглашение против вас?

Часть наших контрагентов переведена на ЭДО, с другими работаем в бумаге. В течение месяца по техническим причинам мы не можем принимать входящие электронные счета-фактуры. Один из контрагентов отказывается отправлять нам документы в бумаге, ссылаясь на то, что у нас с ним есть соглашение об электронном обмене, заключенное с Оператором ЭДО. Насколько правомерны действия контрагента?

В данной ситуации необходимо обратить внимание на п. 1.4 разд. I Приложения к Приказу Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н (далее – Приказ). Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Таким образом, если у вас нет возможности принять электронные документы, то контрагент не вправе отказывать в выставлении бумажного оригинала. Аналогичная норма также содержится в абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса России.

Обращаем ваше внимание еще и на п. 2.20 Приказа. Если продавец не получил в установленный срок подтверждение Оператора электронного документооборота с указанием даты и времени поступления файла со счетом-фактурой, он сообщает о данном факте Оператору электронного документооборота. Продавец повторяет отправку файла счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя через Оператора электронного документооборота. При невозможности направить файл счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя через Оператора электронного документооборота продавец выставляет покупателю счет-фактуру на бумажном носителе.

Вместе с этим согласно письмам Минфина РФ от 12.09.2013 N 03-07-09/37682 и ФНС РФ от 12.06.2013 N ЕД-4-3/10769 наличие заключенного между сторонами сделки соглашения об электронном документообороте в части счетов-фактур не препятствует выставлению счета-фактуры на бумажном носителе. Главное при этом не допустить дублирования одного документа в бумаге и электронном виде.

Ознакомиться с полным перечнем консультаций, а также задать собственный вопроса экспертам вы можете на сайте

Внутренний документооборот большинства компаний давно автоматизирован, какими средствами и насколько глубоко - это уже другой вопрос, однако доказывать преимущества работы с электронными документами больше не приходится. Сегодня бизнес заинтересован в «безбумажном» взаимодействии на межкорпоративном уровне, и самое важное в этом вопросе - договориться с контрагентом о новом порядке обмена.

В этом процессе важно сделать два шага навстречу:

1. Донести информацию об электронном обмене до контрагентов.
2. Придать юридическую значимость электронному обмену.

Информирование. Ау, контрагенты!

Прежде всего необходимо проинформировать партнеров о возможности передавать документы в электронном виде через сервис ЭДО.

Массовая работа

Принуждать партнеров к новому формату работы без объяснений, конечно, никто не станет. На первом этапе, как правило, инициаторы перехода на электронной обмен делают массовую рассылку писем с приглашением начать обмен, публикуют соответствующие пресс-релизы на сайте. А вот все детали уже обсуждаются в ходе личных встреч или переговоров по телефону.

Пример новости о переходе на электронный документооборот

Индивидуальное приглашение

В приглашении контрагентов может помочь сам оператор ЭДО, тем более если речь о стратегически важном партнере. При необходимости проводятся деловые встречи с презентациями, обговариваются индивидуальные доработки, интеграционные и технические решения.

Организационное закрепление, или где скачать образец соглашения об электронном обмене документами?

Следующий шаг - обеспечение организационного порядка обмена документами в электронном виде. Хотя эта мера вовсе не обязательна, все же четкое понимание процессов и ориентация в терминах лишними не бывают. Как правило, компании заключают соглашение или договор обмена электронными документами или вносят дополнительный пункт в действующий договор.

Самостоятельно готовить новый документ не требуется, достаточно запросить шаблон соглашения или договора у своего оператора ЭДО. Чаще всего типовые документы уже размещены на их сайтах, как это сделано у Synerdocs, достаточно только скачать и внести свои данные.

Пример пункта об электронном обмене

Без договора с ЭДО счетами-фактурами обменяться не получится. Договориться об использовании простой подписи нужно заранее.

Сейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с инспекцией, но и с контрагентами (подробнее читайте ниже). Однако в отличие от обмена сведениями с налоговиками порядок подготовки, согласования и подписания соглашения об электронном обмене документами между компаниями законодательно не утвержден.

Мы разработали образец соглашения об электронном обмене документами (далее - соглашение), в котором определили формат электронного документооборота между компаниями (см. образец ниже). Рассмотрим, какие пункты такого соглашения помогут компании избежать претензий проверяющих.

1. Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее - Закон № 402-ФЗ).

Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:

Объем электронного документооборота;
- форматы электронных документов;
- порядок хранения электронной отчетности;
- случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

2. Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами

Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге. К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).

Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота (подробнее читайте ниже).

Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. ). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами. Получается, что отправить счет на оплату или накладную компания может по электронной почте, заверив документ электронно-цифровой подписью.

3. Отражение способа подписи электронного документа определит его юридическую силу

Существует несколько видов электронной подписи - простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 2 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом (письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250).

Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 , от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710).

Накладной по форме № ТОРГ-12 ;
- акта приемки-сдачи работ (услуг).

Кроме того, важно помнить, что обмениваться счетами-фактурами компании могут, только привлекая оператора электронного документооборота. Следовательно, если соответствующий договор у организации отсутствует, целесообразно исключить счета-фактуры из перечня электронных документов.

5. Указание на порядок хранения электронных документов защитит их от преждевременного уничтожения

Порядок хранения электронных документов не отличается от порядка хранения документов на бумаге. Так, электронные счета-фактуры необходимо хранить в течение срока, предусмотренного для хранения бумажных документов (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). Напомним, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся пять лет, а для целей налогообложения - четыре года.

Но на практике существуют риски утери документа (например, в случае сбоя в работе компьютера или при возникновении пожара). Поэтому в соглашении целесообразно определить порядок получения копий документов у контрагента (см. комментарий эксперта ниже).

СОГЛАШЕНИЕ № __________/__________ EDO

Об электронном документообороте

г. Москва «____» ____ 2011 г.

___________________”именуемое в дальнейшем «Клиент», в лице ______________, действующего на основании ______________ с одной стороны, и

Генеральное соглашение об использовании ЭЦП - Генеральное соглашение № 3/VERIF от 01.01.2001г, заключенное в рамках Соглашения участников системы ЭДО между Некоммерческим партнерством «Фондовая биржа РТС» как Удостоверяющим центром и Закрытым акционерным обществом «Депозитарная компания «РЕГИОН» как оператором системы ЭДО;

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

Электронный документ - документ в электронно-цифровой форме, исходящий от владельца сертификата ключа подписи и получивший положительное подтверждение подлинности ЭЦП согласно процедуре, предусмотренной настоящим соглашением и приложениями к нему, являющимися неотъемлемой частью настоящего соглашения.

Электронный документооборот – прием-передача Сторонами Соглашения подписанных с помощью ЭЦП документов, предусмотренных настоящим Соглашением, в электронной форме.

Криптопакет – файл с расширением «pkt» с информацией о содержании электронного документа и электронно-цифровой подписью, гарантирующей неизменность передаваемых данных;

Закрытый (секретный) ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;

Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, уполномоченное одной из Сторон на подписание документации в рамках Договоров, указанных в Приложении №2 к настоящему Соглашению, которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);

Подтверждение подлинности электронно-цифровой подписи в электронном документе - положительный результат проверки на Криптосервере принадлежности ЭЦП в электронном документе владельцу соответствующего сертификата ключа подписи и отсутствия изменений в этом документе после его подписания;

Удостоверяющий центр – Некоммерческое партнерство «Фондовая биржа РТС» (лицензия ФАПСИ № ЛФ/17-344 от 01.01.01 года), осуществляющее контроль над функционированием Системы ЭДО;

Система ЭДО - система электронного документооборота РТС, представляющая собой совокупность программного обеспечения , обслуживаемого Удостоверяющим центром, а также вычислительных средств и баз данных , принадлежащих или подконтрольных Удостоверяющему центру, предназначенная для передачи подписанных ЭЦП электронных документов.

3 Предмет соглашения

3.1 В соответствии с настоящим Соглашением Стороны договорились осуществлять обмен документами в электронной форме с электронно-цифровой подписью в рамках Договоров, поименованных в Приложении №2 к настоящему Соглашению.

3.2 Перечень документов, которые могут быть переданы с использованием ЭЦП, в отношении каждого Договора Стороны определяют в Приложении №2 к настоящему Соглашению.

4 Основные положения

Стороны согласились, что:

4.1 Электронный документооборот с использованием ЭЦП в рамках Договоров, указанных в Приложении №2 к настоящему Соглашению, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 01.01.01 года N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», настоящим Соглашением и Договором об использовании ЭЦП.

4.2 Информация в электронной форме, подписанная электронной цифровой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случае подтверждения подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, полученном в порядке, предусмотренном пунктом 4 настоящего Соглашения.

4.3 Все правоотношения в рамках Договоров, указанных в Приложении №2, вытекающие из предоставления/получения документов в бумажном виде, распространяются и на электронные документы, подписанные ЭЦП.

4.4 Стороны руководствуются положениями Соглашения участников системы ЭДО и Генерального соглашения об использовании ЭЦП в отношении терминологии, требований к программному и аппаратному обеспечению, порядку подтверждения подлинности ЭЦП и иных аспектах технического и технологического взаимодействия, не оговоренных в настоящем Соглашении.

4.5 Клиент обязан компенсировать расходы СпецДепозитария, на оплату Разовых платежей за регистрацию Клиентских комплектов (предназначенных для Клиента), осуществляемых СпецДепозитарием в пользу Некоммерческого партнерства “Фондовая биржа РТС” на основании Генерального соглашения об использовании ЭЦП.

5 Порядок и условия взаимодействия Сторон

5.1 Обслуживание Клиента производится в сроки, в порядке и на условиях, определенных в Договорах, указанных в Приложении №2, и настоящем Соглашении.

5.2 Предоставление СпецДепозитарием услуг, предусмотренных Договорами (Приложение), осуществляется на основании электронных документов, поданных Клиентом в СпецДепозитарий.

5.3 Отчеты о проведенных операциях, а также иные документы, указанные в Приложении №2 в отношении каждого из Договоров, предоставляются Клиенту в виде электронных документов, подписанных ЭЦП.

5.4 Обмен электронными документами между Сторонами осуществляется посредством пересылки их по электронной почте в виде криптопакетов, вложенных в электронные письма. Размер одного криптопакета не должен превышать 1 Мбайт.

5.5 Форматы, в которых должны передаваться документы, указаны в Приложении №2 к настоящему Соглашению.

5.6 Перечень информации, которую должны содержать электронные документы, предусмотренные Регламентами, являющимися неотъемлемой частью Договоров (указанных в Приложении №2), согласуется Сторонами дополнительно в случае, если они отличаются от установленного соответствующими Договорами и/или Регламентами. Такие дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью настоящего Соглашения. Объем информации, содержащейся в электронных документах, должен быть не менее установленного в соответствующих Договорах/Регламентах.

5.7 Для создания криптопакетов, проверки ЭЦП и извлечения первоначальной информации Сторонами используется программное обеспечение ANR “Sign&Verify” и ANR “Sign&Region IC Verify”, разработанное в РЕГИОН». ANR “Sign&Verify” использует:

· компоненту RTSSign для подписания документов ЭЦП;

· API RTSVerif для проверки криптопакетов на Криптосервере ЗАО “ДК РЕГИОН” с возможностью подтверждения в Хранилище Сертификатов Удостоверяющего Центра;

· API RTSVerif для извлечения из криптопакетов первоначальной информации.

· ANR “Sign&Region IC Verify” использует компоненту RTSSign, содержащую в своих ресурсах сведения о текущем сертификате РЕГИОН» для подписания документов, проверки ЭЦП РЕГИОН» и извлечения первоначальной информации из криптопакетов, полученных от РЕГИОН».

5.8 Порядок подписания электронных документов ЭЦП, их проверки и извлечения первоначальной информации приводится в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Соглашения.

5.9 Каждая из Сторон обеспечивает сохранность всех электронных сообщений, полученных от другой Стороны в рамках настоящего Соглашения, и ведет полную и хронологическую запись их. Данные материалы сохраняется полностью и без изменений в течение сроков, установленных для соответствующих документов в бумажной форме.

6 Права и обязанности сторон

6.1 СпецДепозитарий обязуется:

6.1.1 Принимать документы Клиента, указанные в Приложении №2 к настоящему Соглашению, в виде файлов, подписанных ЭЦП;

6.1.2 Передавать по электронной почте Клиенту документы в виде файлов, подписанных ЭЦП, в сроки, предусмотренные соответствующими Договорами с Клиентом;

6.1.3 Проверять подлинность электронной цифровой подписи в электронных документах, поступивших в СпецДепозитарий от Клиента;

6.1.4 В порядке, предусмотренном п. 4.9 настоящего Соглашения, хранить электронные документы, подписанные ЭЦП, в виде, поступившем от Клиента, и обеспечивать их сохранность в течение сроков, установленных Договорами Сторон и/или соответствующими Регламентами;

6.1.5 Незамедлительно (но в любом случае не позднее одного рабочего дня) извещать Удостоверяющий центр, а также Клиента о случаях пропажи, признания неправомерности либо утраты секретных ключей ЭЦП, а также об иных случаях нарушения конфиденциальности ключей ЭЦП;

6.1.6 Назначать владельцем сертификата ключа подписи лишь лиц, уполномоченных в рамках настоящего соглашения на подписание электронной документации;

6.1.7 Обеспечивать конфиденциальность ключей ЭЦП, в частности не допускать использование принадлежащих СпецДепозитарию ключей ЭЦП без его согласия, обеспечить невозможность подписания ЭЦП электронных документов лицами, не уполномоченными на это распоряжением должностных лиц СпецДепозитария;

6.1.8 Не использовать ключ ЭЦП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.

6.2 СпецДепозитарий не вправе:

6.2.1 Вносить какие-либо изменения в электронные документы, полученные от Клиента в рамках настоящего Соглашения.

6.3 Клиент обязуется:

6.3.1 Предоставлять документы, в электронном виде, с использованием ЭЦП в сроки, предусмотренные соответствующим Договором Сторон, а также соответствующими требованиям, установленным в Приложении №2 к настоящему Соглашению.

6.3.2 Обеспечивать сохранность и конфиденциальность секретных ключей ЭЦП, в том числе обеспечивать возможность доступа к ним лишь уполномоченным лицам, а также не допускать использование принадлежащих Клиенту ключей ЭЦП без его согласия;

6.3.3 Извещать СпецДепозитарий и Удостоверяющий центр обо всех случаях нарушения конфиденциальности (в том числе пропажи, признания неправомерности либо утраты) секретных ключей ЭЦП в течение двух часов с момента обнаружения указанных в настоящем пункте обстоятельств. В случае нарушения указанных в настоящем пункте сроков Клиент не вправе ссылаться на указанные обстоятельства, в том числе на то, что документ был подписан неуполномоченным лицом, при возникновении спора между Сторонами;

6.3.4 Назначать владельцем сертификата ключа подписи лиц, получивших подготовку по применению средств криптографической защиты и допущенных к использованию ими на основании приказа должностных лиц Клиента;

6.3.5 Назначать владельцем сертификата ключа подписи лишь лиц, уполномоченных в рамках настоящего Соглашения на подписание электронной документации;

6.3.6 Обеспечивать невозможность подписания электронных документов лицам, не уполномоченным на это распоряжением должностных лиц Клиента;

6.3.7 не использовать ключ ЭЦП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена

7 Ответственность сторон

7.1 При разрешении разногласий, возникающих при использовании ЭЦП, Стороны руководствуются положениями Договора об использовании ЭЦП, настоящего Соглашения, а также законодательством РФ.

7.2 Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему Соглашению.

7.3 СпецДепозитарий несет ответственность за:

7.3.1 Причинение ущерба Клиенту в результате неисполнения порядка подтверждения подлинности ЭЦП в электронном документе;

7.3.2 Убытки Клиента, возникшие вследствие своевольного изменения СпецДепозитарием документа, подписанного ЭЦП;

7.3.3 Действия сотрудников СпецДепозитария, связанные с неправомерным/ неквалифицированным использованием секретных ключей ЭЦП, повлекших убытки Клиента.

7.4 СпецДепозитарий не несет ответственность за:

7.4.1 Убытки Клиента, возникшие вследствие утраты, повреждения либо неправомочного/неквалифицированного использования Клиентом секретных ключей ЭЦП, о чем СпецДепозитарий не был уведомлен в сроки, предусмотренный п. 5.3.3 настоящего Соглашения или был уведомлен с нарушением этих сроков;

7.4.2 Действия сотрудников Клиента и передачу ими электронных документов в адрес СпецДепозитария, повлекших убытки Клиента в рамках осуществления Договоров, указанных в Приложении №2 к настоящему Соглашению.

7.5 Клиент несет ответственность за:

7.5.1 Достоверность и/или своевременность предоставления информации, связанной с выполнением настоящего Соглашения;

7.5.2 Предоставление электронных документов в форматах, отличных от описанных в настоящем Соглашении и приложениях к нему;

7.5.3 Действия сотрудников Клиента, связанные с неправомерным/неквалифицированным использованием секретных ключей ЭЦП, повлекших убытки Клиента и/или СпецДепозитария;

7.5.4 Несвоевременность уведомления СпецДепозитария о случаях пропажи, признания неправомерности либо утраты секретных ключей ЭЦП.

7.6 Клиент не несет ответственность за:

7.6.1 Убытки, возникшие вследствие изменения электронных документов СпецДепозитарием, поступивших в СпецДепозитарий;

7.6.2 Действия сотрудников СпецДепозитария, связанные с неправомерным/неквалифицированным использованием секретных ключей ЭЦП, повлекших убытки Клиента и СпецДепозитария

7.7 Ни одна из сторон не несет ответственность за полное или частичное неисполнение обязательств по настоящему соглашению, если неисполнение обязательств вызвано наступлением обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор), таких как стихийные бедствия, забастовки, акты государственных органов, выход из строя средств связи (включая, но не ограничиваясь телефонной, электронной, телетайпной и др. видов связи), и другие обстоятельства, находящиеся вне разумного контроля Сторон и препятствующих передаче и приему какой-либо из Сторон каких-либо согласованных Сторонами электронных сообщений.

7.8 Сторона, в отношении которой наступили указанные в п. 6.7 обстоятельства, обязана в течение одного дня с момента наступления таких обстоятельств известить об этом другую Сторону. При этом вторая Сторона вправе потребовать представления ей доказательств, которыми могут служить справки и свидетельства, выдаваемые соответствующими органами власти и управления, за исключением случаев, когда такие обстоятельства являются общеизвестными. В случае нарушения срока уведомления, указанного в настоящем пункте, Стороны лишаются права ссылать на вышеуказанные обстоятельства как освобождающие от ответственности за неисполнение своих обязательств.

7.9 В случае прекращения действия обстоятельств непреодолимой силы, Стороны обязаны сообщать об этом друг другу в течение одного дня с момента прекращения.

8 Порядок разрешения споров

8.1 При разрешении спорных вопросов Стороны не ставят под сомнение юридическую силу представляемых в качестве доказательств электронных документов, отправленных, полученных, хранимых в соответствии с условиями настоящего Соглашения.

8.2 Электронные документы, подписанные ЭЦП, имеют для Сторон юридическую силу, сопоставимую (а именно равную) с письменным документом, скрепленным собственноручными подписями и печатями.

8.3 Все споры, возникшие из исполнения Сторонами настоящего Соглашения, будут решаться путем переговоров, по результатам которых Сторонами должен быть подписан соответствующий Протокол.

8.4 В случае недостижения согласия по спорным вопросам путем переговоров Стороны передают спор на рассмотрение Арбитражного суда г. Москвы.

9 Срок действия Соглашения и порядок его расторжения

9.1 Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами.

9.2 Срок действия настоящего Соглашения не может превышать срок действия Договора об использовании ЭЦП. В отношении каждого из Договоров, перечисленных в Приложении №2, настоящее Соглашение действует до момента прекращения обязательств по таким Договорам.

9.3 Настоящее соглашение может быть досрочно расторгнуто по желанию любой из Сторон. Сторона, желающая расторгнуть Соглашение, письменно уведомляет об этом другую сторону. С момента получения уведомления СпецДепозитарий не принимает электронные документы Клиента, влекущие обязанность СпецДепозитария осуществить какие-либо юридические действия.

9.4 Настоящее соглашение прекращается с момента исполнения Сторонами всех своих обязательств, вытекающих из настоящего Соглашения.

9.5 В случае если настоящим Соглашением предусмотрены иные правила взаимоотношений Сторон, чем те, которые содержаться в документах, указанных в абз. 2 – 6 статьи 1 настоящего Соглашения, применяются правила настоящего Соглашения.

10 Прочие положения

10.1 Стороны, получившие доступ к персональным данным, которые были переданы Сторонами в рамках исполнения Договора, обязуются не раскрывать их третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

10.2 Настоящее Соглашение составлено в 2-х экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон. Каждый экземпляр подписывается уполномоченными лицами и скрепляется печатями.

10.3 Все приложения и дополнения к настоящему Соглашению является его неотъемлемой частью и должны быть подписаны уполномоченными представителями обеих Сторон.

11 Реквизиты сторон

к Соглашению об электронном документообороте

№ _________________ EDO

от «___» ___________ 2011г.

«____» __________ 2011г.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОГОВОРОВ,

в рамках которых применяется Соглашение об электронном документообороте,

а также Список документов, которые могут передаваться с использованием ЭЦП

I. Стороны согласились, что Соглашение об электронном документообороте №___ от ________, применяется в отношении следующих договоров:

1. Договор об оказании услуг специализированного депозитария ипотечного покрытия Управляющему ипотечным покрытием № _______/IP от ., заключенный между Закрытым акционерным обществом «Депозитарная компания «РЕГИОН» (далее - Спецдепозитарий) и ________________________________ (далее - Клиент).

Клиент вправе передавать в адрес СпецДепозитария следующие документы, предусмотренные Регламентом специализированного депозитария ипотечного покрытия РЕГИОН» (далее - Регламент, с использованием ЭЦП:

· Все виды распоряжений.

· Все виды требований.

· Запросы.

СпецДепозитарий вправе передавать в адрес Клиента следующие документы, предусмотренные Регламентом:

· Все виды уведомлений.

· Выписки из Реестра ипотечного покрытия.

· Справки о размере ипотечного покрытия.

· Реестр ипотечного покрытия.

2. Договор об оказании услуг специализированного депозитария № _______/ СД-УКПИФ от _______________________________ ., заключенный между Спецдепозитарием и Клиентом.

3. Договор об оказании услуг по ведению реестра владельцев инвестиционных паев. № _______/ СР-УКПИФ от ______________, заключенный между Спецдепозитарием и Клиентом.

4. Соглашение об оплате услуг Специализированного депозитария от _________ 2011г.

5. Депозитарный договор №____ от «___» ____________ 2011г.

II. Формат передачи документов. Шаблоны документов.

1. По договору, указанному в п.1 ст. I. настоящего Приложения№2 Клиент обязуется предоставлять документы в электронном виде с использованием ЭЦП строго в соответствии с шаблонами, являющимися приложениями к настоящему Соглашению.

Клиент должен передавать СпецДепозитарию документы в формате: XML, Extensible Markup Language (кодировка Windows 1251).

СпецДепозитарий должен передавать Клиенту документы в виде файлов, подписанных ЭЦП, в формате doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Шаблоны электронных документов предоставляются СпецДепозитарием Клиенту в составе пакета документации и программного обеспечения, передаваемого в рамках настоящего Соглашения.

2. По договорам, перечисленным в п. п.2-4 ст. I. настоящего Приложения №2, Стороны вправе передавать друг другу любые документы, предусмотренные Правилами ведения реестра владельцев инвестиционных паев паевых инвестиционных фондов специализированным депозитарием РЕГИОН», Регламентом специализированного депозитария РЕГИОН» и предусмотренные в самих вышеуказанных договорах.

При этом Стороны должны передавать документы в формате: doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

3. По договору, указанному в п.5 ст. I настоящего Приложения №2, Клиент обязуется предоставлять документы в электронном виде с использованием ЭЦП строго в соответствии с шаблонами.

СпецДепозитарий должен передавать Клиенту документы предусмотренные Регламентом депозитарного обслуживания РЕГИОН» и договором, указанном в п.5 ст. I настоящего Приложения №2 в виде файлов, подписанных ЭЦП, в формате doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Клиент должен передавать СпецДепозитарию электронные документы, имеющие один из следующих форматов:

· текстовый (кодировка ASCII (American Standard Code for Information Interchange), кодовая страница WIN1251);

· НTML, HyperText Markup Language (кодировка Windows 1251).

Шаблоны электронных поручений предоставляются СпецДепозитарием Клиенту в составе пакета документации и программного обеспечения, передаваемого в рамках настоящего Соглашения.

ПОДПИСИ СТОРОН

Дополнительно указываются условия внесения изменений в настоящий договор, порядок рассмотрения спорных вопросов и различные ограничения. На свое усмотрение компании добавляют или убирают некоторые пункты, однако крупные организации максимально полно расписывают все детали. Такой подход позволяет экономить время на обсуждении многих вопросов, которые непременно возникают при подключении контрагентов. А в случае неблагоприятного стечения обстоятельств и судебных разбирательств соглашение об обмене позволит суду быстрее сформировать общую объективную картину этой стороны делового сотрудничества. Электронно или на бумаге, и нужно ли соглашение вообще? Встречается мнение, что без заключения договора или дополнительного соглашения обмен электронными документами через сервис не будет обладать юридической силой.

Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать

А что это за порядок обмена электронными документами? Каким из видов электронных подписей должен быть подписан электронный документ? Мы благодарим за предложенную тему интервью главного бухгалтера ООО «Фирма “АНИС-98”» Ольгу Владимировну Салтыкову, г. Москва. И.В. Мурашкинцев: Для разных документов этот порядок будет разный. Для электронных счетов-фактур особые, более строгие требования.
Они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборотаПорядок, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н. Усиленная квалифицированная электронная подпись - это аналог печати организации вместе с подписью ответственного лица. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки.
Выдавать такие электронные подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центрыЗакон от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Соглашение об обмене электронными документами

• Кто ответит за электронную подпись?, № 21
• Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
• Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
• Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
• Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
• ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
• Подписываем документ: что, где и как, № 11
• Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
• Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
• Сокращаем документооборот на складе, № 8
• Рукописи не горят бесплатно… Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
• Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7
2014 г.

Соглашение с контрагентом для законного обмена электронными счетами-фактурами

Указание на порядок хранения электронных документов защитит их от преждевременного уничтожения Порядок хранения электронных документов не отличается от порядка хранения документов на бумаге. Так, электронные счета-фактуры необходимо хранить в течение срока, предусмотренного для хранения бумажных документов (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). Напомним, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся пять лет, а для целей налогообложения - четыре года.

Но на практике существуют риски утери документа (например, в случае сбоя в работе компьютера или при возникновении пожара). Поэтому в соглашении целесообразно определить порядок получения копий документов у контрагента (см. комментарий эксперта ниже).

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Внимание

В результате суд согласился, что спорные вычеты были заявлены правомерно.На мой взгляд, указание в соглашении об электронном документообороте на возможность получения от контрагента копии электронного документа положительно скажется на разрешении налоговых споров в подобных ситуациях Кроме того, порядок хранения электронных документов обеспечит защиту от внесения в них исправлений и искажений. Напомним, что исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (письмо Минфина России от 25.01.12 № 07-02-06/9).

Поэтому в соглашении целесообразно также указать на порядок внесения исправлений в электронные документы. В частности, обозначить, что компания не вправе внести изменения в документ в одностороннем порядке. 6.

Важно

И неважно, отправляете ли вы счета-фактуры в бумажном или в электронном виде и пользуетесь ли вы услугами одного или нескольких операторов. Какова примерная стоимость отправки и получения электронного документа? И.В. Мурашкинцев: Устойчивая цена на рынке на эти услуги пока только формируется.

Сегодня она может составлять от 1 до 5 руб. за отправку одного электронного документа. Некоторые операторы дополнительно устанавливают абонентскую оплату. Получение электронных документов, как правило, бесплатное.

В любом случае это дешевле, чем отправка документов обычной почтой, особенно на дальние расстояния. Плюс сокращение расходов на распечатку и хранение бумажных документов. По отзывам компаний, которые начали внедрение электронного документооборота, экономия при переходе на обмен документами с контрагентами в электронном виде может составить около 2% валового оборота компании.

Это не так! Юридическая значимость обмена обеспечивается действующим законодательством в этой области: следование нормативно-правовым актами, соблюдение форматов документов и регламентов обмена, использование квалифицированной ЭП. Соглашение – это показатель приоритета обмена электронными документами во взаимодействии с контрагентами. Подписать само соглашение, если решено все-таки его использовать, можно на бумаге, если так привычнее для компании.

Будет ли это отдельный документ или пункт основного договора, значение не имеет. Если соглашение заключается в электронном виде, то самый простой способ – договор оферты. В этом случае документ публикуется на сайте от имени компании и контрагенты просто присоединяются к оферте.

Второй вариант, конечно, – индивидуальный договор, подписанный ЭП.

Договор эдо с контрагентом образец

Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами. Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с компанией СКБ Контур. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.
Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью».
Обратите внимание - при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.
Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах. Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

• Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
• Оформляем доверенность правильно, № 3
• Применяем УПД с середины года, № 2
• Нумерация документов с нового года, № 1
2017 г.

1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

1. Документооборот, № 24
2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
7. Электронный документ - не просто созданный на компьютере, № 5
8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.
Компании и ее партнеры могут также работать в рамках оферты оператора ЭДО, если все они уже являются пользователями сервиса, и не подписывать ничего дополнительного, как говорилось выше. *** Подключение контрагентов к обмену далеко не всегда идет легко. Если компетенций вашей компании недостаточно, чтобы решить возникшие вопросы, вы всегда можете воспользоваться помощью оператора – получить консультацию по порядку действий или полностью передать работы, в том числе и заключение всех соглашений. Еще больше информации об организации электронного обмена в разделе Основы межкорпоративного документооборота и Идеальный ЭДО-проект. Теги: Ещё материалы автора Екатерина Михеева Будущее управления контентом и искусственного интеллекта Интеллектуальные инструменты ECM.
Бумажная копия, если она правильно оформлена, то есть заверена подписью и печатью организации или нотариально, может использоваться так же, как копия бумажного оригинала документа. Все ли документы можно создавать в электронном виде? И.В. Мурашкинцев: Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде.
Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручноп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например текстовом или pdf. Но есть документ, который обязательно должен составляться на бумаге. Это товарно-транспортная накладная.